Dokumentové riešenia

Digitalizácia dokumentov a vyťažovanie dát

Elektronické a strojové čitateľné dokumenty trendom súčasnej doby, umožňujú rýchle vyhľadávanie a zdieľanie informácii a zvyšujú efektivitu práce.

Naše vlastné špecializované centrum pre digitalizáciu a vyťažovanie dokumentov je pripravené spracovať Vaše tlačené dokumenty v plnom rozsahu – skenovanie, indexácia, vyťažovanie a validácia.

Pri prechode na riadenú digitalizáciu dokumentov na vstupe získate okamžitú kontrolu a evidenciu, podstatné zrýchlenie obehu a vybavovanie korešpondencie vďaka zavedeniu do systému spisovej služby či DMS workflow. V rámci jedného procesu môžete zároveň automaticky vyťažovať dôležité dáta (zákaznícke, účtovné, logistické informácie...)  a integrovať ich do svojich firemných systémov. Znížite tak celkovú prácnosť, ušetríte kapacity viazané na manuálne zakladanie dát a výrazne obmedzíte chybovosť.  Naše služby zaistia, že vaše práca bude rýchlejšia a jednoduchšia.

Proces digitalizácie a vyťažovania vieme pripraviť a zaistiť  vo vašej lokálnej podateľni,  aj v našom centre pre digitalizáciu dokumentov a vyťažovanie dát, či kombinovane.

Archivácia dokumentov

Nemôžete v dokumentoch nájsť to, čo práve potrebujete?  Vytvoríme vám nový archivačný systém. Vaši zamestnanci získajú prístup k potrebným dokumentom bez ohľadu na to, kde uložené alebo o aký typ dokumentu sa jedná. Pravidla pre prístup k dokumentom sa budú samozrejme riadiť podľa Vašich požiadaviek.

Papierový archív/ Spisovňa

Postaráme sa o dlhodobé uloženie dokumentov podľa archivačného/skratkovacieho poriadku. Môže byť zaistená priamo na mieste, pokiaľ preferujete prevzatie chodu svojej existujúcej spisovne, ale obvyklejším prípadom v praxi býva prevoz dokumentov do externej komerčnej spisovne, ktorá často rieši problémy nevyhovujúcich existujúcich priestoroch.

Digitálny archív/ Digitalizácie archívu

V tejto oblasti zabezpečujeme ako software pre vedenie spisovne – umiestenie dokumentov v spisovni, skartačné znaky, väzba na šanóny a zakladače ( teda elektronické evidenčné údaje o papierových dokumentoch), aj vlastný digitálny archív – uloženie digitálnych obrazov dokumentov či väzbu na papierové originály.

Skartácia

Software rieši tiež proces skartácie fyzických aj elektronických dokumentov viazaný na riadenie archivačných a skartačných lehôt podľa platnej legislatívy.

Riadenie tokov dokumentov a firemných procesov (DMS/ECM)

V každej organizácii sa pohybuje veľký objem dokumentov – či už v papierovej alebo elektronickej forme. Dokumenty vznikajú, reprodukované, distribuované, ukladané a menené. V rade procesov je nevyhnutné sa k dokumentom vyjadrovať, komentovať, schvaľovať, robiť verzie, potom archivovať a v prípade potreby požadovaný dokument čo najrýchlejšie dohľadať, prípadne nájsť osobu, u ktorej sa momentálne nachádza alebo zistiť stav jeho vybavenia alebo spracovania. Ak chcete mať vo svojej spoločnosti pevne pod kontrolou pohyb a životný proces dokumentov, je pre vás Document management system (DMS) vhodným riešením. V rámci DMS sa ponúka možnosť efektívneho prepojenia s vašimi informačnými systémami a zároveň je možné nadviazať na nami ponúkané služby Digitalizácie dokumentov a Archivácie dokumentov.

So službou DMS Vám spracujeme analýzu a navrhneme nové riešenia elektronickej práce s dokumentami, zaistíme implementáciu DMS systému ako uceleného riešenia alebo zavedieme DM ( vrátane prevádzky a podpory) formou cloudovej služby.

Centrálna produkcia a reprodukcia dokumentov

Centrálna reprografia je vhodná pre tlačové úlohy, ktoré nezvládne vaše bežné kancelárska tlačové zariadenia, vyžadujú špeciálne technológie či tlačové média, alebo je potrebné vtlačiť veľké množstvo dokumentov v krátkom čase (manuály, užívateľské návody, technické dokumentácie, skripta, učebnice, zborník, výročné správy, prezentácie, ponuky, letáky, katalógy, alebo architektonické či projektové štúdie) prípadne je dokumentáciu nutné rôznym spôsobom dokončiť (kompletizácia, väzby, orezávanie, výseky, skladanie apod.) Pre takéto prípady tu služby Centrálnej reprografie, ktoré zaistíme buď priamo vo vašej spoločnosti alebo v našom tlačovom centre, prípadne veľmi často kombinujeme obe varianty.

Outsourcing dokumentových činností

Outsourcing predstavuje prevzatie niektorých z oblastí spojených zo spracovaním dokumentov do našej správy. Vieme tak budovať prevádzky podateľní, spisové služby (spisovne), digitalizácia, archivácia, centrálne reprodukcie. Sme tiež pripravený prevziať a prevádzkovať vaše existujúce pracovisko, a to i s vašimi zamestnancami. Outsourcing dokumentových činností je možné riešiť ako u vás, vrátane našich on-site pracovníkoch, tak aj v našich špecializovaných centrách pre digitalizáciu a archiváciu, prípadne je možné využiť kombináciu oboch možností.

Vďaka outsourcingu získate množstvo času a prostriedkov, ktoré môžete venovať vášmu hlavnému odboru. Všetko, čo je spojené s prevádzkou tlačových zariadení je našou starosťou.

Adresná korešpondencia a neadresná distribúcia

Každá organizácia potrebuje komunikovať so svojím okolím adresnou alebo neadresnou korešpondenciou. Pokiaľ je však databáza tých, s ktorými je treba komunikovať, veľká alebo tiež častá, vychádza variant využitia nášho centra jednoznačne výhodnejšie než investovanie do vlastných zdrojov, prípadne je vhodné fixné nastavenie riešenia on-site.

Adresná korešpondencia

Služba je vhodná pre hromadné odosielanie veľkého objemu obchodnej korešpondencie vašim zákazníkom. Príkladom môže byť napríklad pravidelný billing, obchodné ponuky, oznámenie apod. V našom špecializovanom centre Vami dodaných dát pripravíme personalizované tlačové zostavy, všetko vytlačíme, vložíme do obálky, zaistíme jedno z najlacnejších poštovných na trhu a odošleme konkrétnemu adresátovi.

Neadresná korešpondencia

Služba je vhodná pre rozosielanie veľkého množstva všeobecných obchodných oznámení (napríklad letáky), ktoré distribuujeme podľa vybraných oblastí (PSČ, mestské obvody, ulice apod.) priamo do schránok obyvateľstva. V našom reprografickom centre vytlačíme vami dodané dokumenty a zaistíme distribúciu do požadovanej oblasti. Vďaka širokému tímu distributérov pokrývame celú Slovenskú republiku