Dokumentové riešenia
Trávite čas manuálnym prepisovaním údajov z prichádzajúcich faktúr alebo dodacích listov a stále schvaľujete dokumenty klasickým manuálnym spôsobom z ruky do ruky, kde papier obieha kanceláriu a niekedy sa stratí alebo neviete kde je?
Pokiaľ chcete tieto procesy zjednodušit a mať pevne pod kontrolou tok dokumentov vo Vašej spoločnosti, tak máme pre Vás moderné nástroje a služby, ktoré Vám vďaka automatizácii a digitalizácii ušetria čas a znížia prevádzkové náklady.
Digitalizačné centrum
Prevádzkujeme moderné digitalizačné centrum, kde uskutočňujeme profesionálnu digitalizáciu dokumentov, vyťažovanie údajov a ich validáciu, pomocou ktorej Vám plne outsourcujeme spracúvanienie dokumentov vo Vašej spoločnosti.
Vďaka manuálnej validácii Vám môžeme garantovať 99,5% správnosť vyťažených údajov, ktoré odošleme do Vásho informačného systému alebo systému pre riadenie obehu dokumentov(DMS).
Naše pracovisko spĺňa prísne štandardy systému managementu bezpečnosti informacií podľa normy ISO/IEC 27001.
Bezpapierová kancelária
Digitálne dokumenty zo strojovo čitateľnou dátovou vrstvou sú nevyhnutným krokom k ceste k modernej a efektívnej kancelárie. Naše vlastné špecializované centrum pre digitalizáciu a vyťažovanie dokumentov je pripravené spracovať Vaše vytlačené a digitálne dokumenty v plnom rozsahu. Z vytlačených dokumentov odstraníme prípadný spojovací materiál, logicky ho rozdelíme, naskenujeme a potom spolu s digitálnymi z nich vyťažíme Vami požadované indexy. Vyťažené dáta potom validujeme v našom vysokokapacitnom validačnom centre.
Prichádzajúce dokumenty
- Príjem a spracovanie papierových a digitálných dokumentov
- Digitalizácia papierových dokumentov
- Vyťaženie požadovaných údajov z dokumentov
- Manuálna validácia vyťažených údajov
- Export vyťažených údajov do ERP / DMS systému
- Uloženie papierových dokumentov do archívu na dlhodobú archiváciu
- Uloženie digitálnych dokumentov do digitálného archívu
Spracovanie odchádzajúcej pošty
- Príjem podkladov v digitálnej podobe
- Hromadná pošta / obchodné listy / billing
- Tlač a obálkovanie
- Odoslanie odchádzajúcej pošty
- Evidencia a reporting
Digitálny archív
- Prevzatie fyzického archívu
- Príprava dokumentov na digitalizáciu
- Digitalizácia papierových dokumentov
- Export digitalizovaných dokumentov do digitálného archívu
- Uloženie papierových dokumentov do archívu na dlhodobú archiváciu
Ďalšie doplnkové služby dokumentových riešení
- Analýzy a konzultácie v oblasti dokumentových riešení
- Prevádzka podatelieň a reprografických pracovísk
- Archivácia a skartácia
Bezpapierový obeh a schvaľovanie dokumentov (DMS)
Zavedením systému pre riadenie obehu dokumentov alebo tiež document management systému (DMS) získate efektívny nástroj pre kontrolu nad tokom dokumentov vo Vašej spoločnosti. Nebudete musieť riešit problémy so “zacykleným” alebo dokonca stratou dokumentu v rámci jeho schvaľovania.
Oi každom dokumente v schvaľovacom procese máte okamžitý prehľad, v akom stave sa nachádza; kde se zabrzdil, a či je schváleny alebo nie.
Napríklad pro faktúrach je možné v DMS automaticky vyťažit dáta z faktúry namiesto ich manuálného prepisu a v nasledujúcich krokov schvaľovania rozúčtovat náklady na strediská, párovať s dodacími listami alebo využiť dalšie formy automatizácie. V samotnom závere sú účtovné dáta importované do Vašho informačného systému.
- Implementácia software pre riadenie obehu dokumentov (DMS)
- Cloudové alebo on-premise riešenia
- Plná integrácia DMS na naše digitalizační centrum
- Digitálne schvaľovanie a obeh dokumentov v spoločnosti
- Digitálny archív dokumentov